Pemilik bisnis menerima usulan untuk membuat aplikasi, mengganti sistem penjualan, memakai AI, dan menyusun dashboard. Semua terdengar berguna. Sementara itu, masalah sehari-hari masih sama: laporan terlambat, pengajuan sulit dilacak, dan staf menyalin informasi berulang kali.
Digitalisasi lebih mudah diarahkan ketika dimulai dari pekerjaan yang perlu diperbaiki. Tujuan awalnya harus cukup jelas untuk diuji bersama tim. Setelah manfaatnya terlihat pada proses nyata, bisnis memiliki dasar untuk menentukan langkah berikutnya.
Buat daftar beban kerja yang dapat diamati
Ajak orang yang menjalankan proses untuk menceritakan pekerjaan mereka. Cari bagian yang berulang, sering menunggu, atau membutuhkan koreksi. Gunakan contoh dokumen dan transaksi yang telah dihilangkan informasi sensitifnya.
Catat frekuensi, orang yang terlibat, dan akibat ketika proses terlambat. Rekap mingguan yang dikerjakan ulang mungkin menghabiskan waktu. Konfirmasi pesanan yang tertunda dapat memengaruhi janji kepada pelanggan. Keduanya perlu dinilai sesuai konteks bisnis.
Pilih masalah yang memiliki pemilik proses. Orang tersebut membantu menyepakati aturan, memeriksa hasil, dan mendampingi penggunaan setelah perubahan diterapkan.
Nilai manfaat bersama kesiapan penerapan
Proses yang sering terjadi dan memiliki aturan stabil biasanya lebih mudah dicoba dalam cakupan terbatas. Proses yang masih berubah dapat memerlukan penyelarasan cara kerja lebih dahulu.
Tinjau juga kondisi informasi yang tersedia. Jika nama barang atau status pelanggan belum konsisten, perbaikan data menjadi bagian pekerjaan. Menghubungkan aplikasi dengan catatan yang berbeda arti dapat menambah kebingungan.
OECD membahas keterampilan digital dan integrasi proses sebagai tantangan digitalisasi UKM. Bagi pengelola bisnis, hal ini memberi alasan untuk memasukkan kesiapan staf dan proses ke dalam pembahasan teknologi sejak awal.
Susun penerapan awal yang bisa dinilai
Tentukan satu alur, kelompok pengguna, dan hasil yang diharapkan. Contohnya, permintaan pembelian pada satu cabang dapat dilacak dari pengajuan hingga persetujuan. Hindari menambah kebutuhan yang tidak membantu menguji tujuan awal tersebut.
Sepakati cara kerja ketika terjadi masalah dan siapa yang memberi bantuan. Sediakan waktu bagi staf untuk mencoba tugas nyata, termasuk memperbaiki input yang salah. Pelatihan perlu mengikuti pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga pengguna memahami kapan dan mengapa sistem dipakai.
Jika alat yang sudah ada dapat memenuhi kebutuhan, periksa pilihan itu terlebih dahulu. Pengembangan khusus lebih relevan ketika alur atau hubungan antarsistem membutuhkan penyesuaian yang tidak dapat dipenuhi secara memadai oleh cara sekarang.
Bedakan waktu yang dihemat dengan hasil bisnis
Gunakan ukuran yang dapat dikumpulkan: waktu menangani satu permintaan, jumlah koreksi, pekerjaan tertunda, atau pertanyaan status. Catat kondisi awal agar ada pembanding setelah penerapan.
Sebagai ilustrasi perhitungan, 40 permintaan yang masing-masing membutuhkan tiga menit pencatatan ulang berarti dua jam pekerjaan. Jika langkah itu berkurang, periksa ke mana waktu tersebut dialihkan. Angka ilustrasi ini bukan proyeksi penghematan untuk bisnis tertentu.
Manfaat bisnis dapat berupa kapasitas menangani pekerjaan, layanan yang lebih jelas, atau kendali operasional. Kesimpulannya harus mengikuti hasil penggunaan dan biaya pengelolaan yang benar-benar terjadi.
Tentukan langkah berikutnya dari temuan
Setelah beberapa siklus kerja, tinjau bersama pengguna. Jika banyak kasus kembali ke cara lama, cari penyebabnya sebelum memperluas penerapan. Jika alur sudah membantu, pilih proses berikutnya yang berhubungan langsung dengan kebutuhan tersebut.
Saturnz dapat membantu memetakan prioritas, membandingkan pilihan, dan menyusun penerapan bertahap. Lihat portfolio solusi bisnis untuk contoh konteksnya, lalu diskusikan proses yang ingin diperbaiki. Bawa satu masalah yang berulang; percakapan awal dapat dimulai dari sana.